Wybierz firmę, której chcesz przekazać wiadomość (sprawę) – otwórz górne menu z wyborem klientów
Następnie otwórz menu Aplikacje i z Widoku księgowego wybierz moduł Sprawy.
Otworzy się lista spraw. Z paska akcji wybierz Dodaj
Otworzy się okno nowej sprawy. W pierwszej kolejności powinniśmy określić temat sprawy - będzie on zawarty w wiadomości mailowej z powiadomieniem o nowej sprawie. Następnie wybieramy odbiorcę wiadomości - mamy do wyboru rolę właściciela lub pracownika firmy.
Następnie wskazujemy termin wyjaśnienia sprawy. Ten termin możemy też zostawić pusty
Możemy też wskazać, że dodawana sprawa ma charakter poufny. Wtedy dostęp do niej będą mieć wyłącznie właściciele firmy lub pracownicy firmy z uprawnieniami do spraw poufnych.
Istnieje też możliwość wskazania roku obrotowego, którego dotyczy wyjaśniana kwestia
Teraz należy uzupełnić treść sprawy(treść nie będzie widoczna w e-mailu z powiadomieniem o nowej sprawie ze względu na poufność tej treści).
Do sprawy można też dodać załączniki w formatach takich jak np. pdf, docx, czy xlsx, które mogą zawierać zestawienia, deklaracje lub informacje o podstawie prawnej związanej ze zmianą przepisów obejmujących klienta. Pliki te należy umieścić w polu Przeciągnij tutaj pliki, aby je dodać.
Po uzupełnieniu danych zapisujemy zmiany. W ciągu kilku minut do klienta wysłane zostanie powiadomienie e-mail z Taxxo z tematem sprawy oraz linkiem do sprawy w Taxxo.
Klient oprócz powiadomienia mailowego będzie mógł wejść do sprawy po zalogowaniu do Taxxo – korzystając z modułu Sprawy.
Aby wyświetlić sprawę, należy kliknąć w link z tematem sprawy.
Aby odpowiedzieć na sprawę należy kliknąć Utwórz odpowiedź.
Jeśli chcemy, aby po przekazaniu odpowiedzi sprawa została od razu zamknięta – należy skorzystać z suwaka na dole strony „Zamknij sprawę”, a następnie zapisać. Jeśli nie chcemy zamykać sprawy suwak należy pozostawić wyłączony.
Po zapisaniu odpowiedzi zostaje do biura wysłana informacja o odpowiedzi na założoną sprawę.
W Panelu biura w module Sprawy można sprawdzić czy sprawa została odczytana przez klienta oraz który z użytkowników i kiedy otworzył sprawę. Widoczna jest też liczba odpowiedzi do sprawy
Wchodząc na link do sprawy można wyświetlić szczegóły wraz z historią odpowiedzi.
Można z tego poziomu przekazać odpowiedź klientowi. Księgowy podobnie jak pracownik biura ma możliwość zamknięcia sprawy, aby ta nie pojawiała się na domyślnej liście otwartych spraw klienta.