Dzięki artykułowi dowiesz się:
- jakie zastosowania mają kategorie księgowe w Taxxo
- jak poprawnie skonfigurować kategorie księgowe w Taxxo
- jak nadać kategorię na edycji dokumentu przed zaksięgowaniem
Jakie zastosowania mają kategorie księgowe w Taxxo?
Kategorie księgowe pozwalają na personalizację importu do systemów księgowych dla faktur sprzedaży i zakupu. W wypadku systemów do uproszczonej księgowości najczęściej decydują o ustawieniach kolumny, na którą ma importować się odpowiedni dokument (Zakup towaru czy Pozostałe koszty w wypadku faktur zakupu), a także o importowanym opisie księgowym. Możliwe jest też ustawienie na poziomie Taxxo procentowego odliczenia VAT (standardowe, 50% odliczenia, brak odliczenia VAT).
W wypadku najpopularniejszych systemów do pełnej księgowości (Comarch Optima, Symfonia FK, WaPro Fakir, Insert GT i Nexo) Taxxo pozwala także na indywidualizację importu na odpowiednie konta księgowe.
W wypadku Optimy i Inserta można zintegrować kategorie Taxxo z kategoriami wykorzystywanymi w systemach księgowych. W tym wypadku konto bezpośrednio jest przypisywane do kategorii dokumentu w ustawieniach schematu księgowania.
W wypadku programów Fakir i Symfonia FK można wpisać odpowiedni dla kategorii numer konta już w ustawieniach kategorii na samym Taxxo:
Niektóre konektory umożliwiają także indywidualizację bardziej zaawansowanych parametrów importu. W wypadku Optimy (Praca rozproszona) istnieje możliwość wyboru innego niż domyślny rejestru zakupu lub sprzedaży.
W kategoriach Rewizora i Rachmistrza można natomiast ustawić typ zakupu/sprzedaży inny niż standardowa faktura krajowa i w ten sposób oznaczyć dokument np. jako IU, WDT/WNT.
Jak poprawnie skonfigurować kategorie na Taxxo
Aby przejść do ustawień kategorii w platformie Taxxo należy wejść do modułu Księgowanie dokumentów i następnie wybrać z bocznego menu Ustawienia.
Następnie przechodzimy do sekcji ustawień Kategorie księgowe - zakupy i wybieramy system, na którym pracujemy w kontekście klienta.
Aby dodać nową kategorię wybieramy pod listą obecnych kategorii (te z gwiazdką to kategorie predefiniowane - ich usunąć nie możemy) przycisk Dodaj.
Następnie uzupełniamy poszczególne ustawienia i wartości dla kategorii. Dla importu zakupu do Symfonii FK będą to takie dane jak nazwa, nr konta, czy opis księgowy. Po uzupełnieniu tych danych należy wybrać pole Zapisz.
W wypadku takich systemów jak Insert oraz Comarch Optima (praca rozproszona) szczególnie ważnymi polami na edycji kategorii w Taxxo są Kategoria Insert oraz Kod kategorii Optima.
Pola te odnoszą się do ustawień kategorii tych systemów księgowych. Należy w tym wypadku skopiować nazwę kategorii wykorzystywanej w programie FK (dla Optimy to jest nazwa kategorii szczegółowej), aby zmapować ją z kategorią Taxxo. W tym wypadku jeżeli nazwa kategorii różni się nawet jednym znakiem od tej w systemie księgowym, nie będzie później już można zmapować zaimportowanego dokumentu z kategorią systemu księgowego i bazującym na niej schematem księgowania.
Po zapisaniu nowej kategorii ta będzie widoczna na liście. Można przejść do jej edycji klikając w link z nazwą.
Jeżeli natomiast chcemy stworzyć podobną kategorie do tej założonej wcześniej, wybieramy menu akcji przy gotowej kategorii i wybieramy z niego opcję Klonuj.
Po sklonowaniu stworzy się kopia kategorii, którą możemy wyedytować, aby wprowadzić zmiany wobec poprzedniej kategorii.
Na Platformie Taxxo istnieje też możliwość skopiowania ustawień kategorii od innego klienta.
Jest to opcja bardzo wygodna w wypadku ustawień dla uproszczonej księgowości, oraz ustandaryzowanych planów kont, gdzie dodając nowe kategorie do 2-3 firm jesteśmy w stanie błyskawicznie dodać odpowiedni zespół kategorii dla większości obsługiwanych podmiotów.
Jak nadać kategorię na edycji dokumentu przed zaksięgowaniem
Po wprowadzeniu do Taxxo listy kategorii, wraz z ustawieniem, jak te kategorie mają się przenosić do systemu księgowego możemy przejść do naniesienia ich na dokumentach opisywanych w Taxxo.
Kategorię można dodać na 3 sposoby:
- Dodać ją wraz z dodaniem dokumentu
- Dodać ją w trakcie edycji/weryfikacji dokumentu
- Dodać zbiorczo jedną kategorię do wielu wybranych dokumentów na liście
Aby dodać kategorię wraz z dodaniem dokumentu przeciągamy dodawaną fakturę, lub grupę faktur w okno Upuść pliki tutaj.
Następnie dla dodanych dokumentów wybieramy odpowiednią kategorię dokumentu.
Kategorię możemy też nadać już po dodaniu faktur, na przykład w trakcie ich edycji.
W tym celu wchodzimy do edycji poprzez link do numeru faktury.
Następnie w trakcie edycji/weryfikacji faktury uzupełniamy kategorię dokumentu wybierając właściwą kategorię (jest ona widoczna w sekcji Księgowanie).
Kategorię można wreszcie ustawić zbiorczo dla wielu dokumentów.
W tym celu przechodzimy na listę faktur i zaznaczamy kilka z nich, a następnie z górnego paska zadań wybieramy opcję Ustaw
Następnie jako typ wybieramy ten typ, który występuje na dokumentach, następnie wybieramy odpowiednią kategorię sprzedażową, lub zakupową, jaką chcemy nadać dla grupy dokumentów.
Po nadaniu kategorii istnieje możliwość, by Taxxo zapamiętywało wybraną kategorię dla każdej nowej faktury danego kontrahenta. O tyle można zapamiętać, że np. dla każdej kolejnej faktury Orlenu zapamiętana będzie kategoria Paliwo, a dla kontrahenta Orange np. Usługi telekomunikacyjne. Za ten mechanizm odpowiada ustawienie Księgowania dokumentów Automatycznie nadawaj kategorię dla kontrahenta.