Jak dzielić faktury zamieszczone w jednym pliku

Jednym z najważniejszym aspektów przetwarzania faktur zakupów w procesie automatyzacji księgowania jest – wbrew pozorom – przygotowanie dokumentów do skanowania. Jest to o tyle istotne, że w wypadku braku efektywnego urządzenia skanującego i nieodpowiednim rozdzieleniu faktur sam proces skanowania staje się prawdziwą mordęgą.

Bardzo ważne w tym kontekście jest przygotowanie faktur w taki sposób, by z jednej strony można było je szybko zeskanować, a do Taxxo trafiły one odpowiednio podzielone.

Należy przy tym pamiętać, że nie zawsze można wszystkie faktury zamieścić w jednym pliku. Jeżeli odpowiednio nie przygotujemy pliku ze skanami może się okazać, że część informacji z faktur zostanie utracone, a faktury nie będą właściwie podzielone. Poniżej kilka praktycznych informacji jak na Platformie Taxxo efektywnie dzielić pliki na pojedyncze faktury i kiedy możemy poszczególne sposoby zastosować.

Wykorzystanie funkcji Podziel plik na pojedyncze faktury

Dodając dokumenty na Taxxo można skorzystać z funkcji Podziel plik na pojedyncze faktury. Opcja ta jest dostępna w momencie kiedy dodajemy dokument poprzez interfejs Taxxo – np. przeciągając plik w okno na Dashboardzie

lub wybierając opcję Dodaj dokument w module e-Dokumenty:

Opcja dzielenia pliku na pojedyncze faktury pojawi się na liście parametrów wybieranych przy dodawaniu po wybraniu pliku PDF:

Jeżeli na tym etapie zapomnimy podzielić nasz zbiorczy plik zawierający więcej niż jedną fakturę, możemy te dokumenty podzielić już po umieszczeniu ich na liście. W tym celu należy zaznaczyć dokument z niepodzielonymi fakturami, a następnie z paska akcji dla listy faktur należy wybrać opcję Podziel:

WYKORZYSTANIE FUNKCJI W PRAKTYCE:  Korzystanie z metody Podziel dla plików zbiorczych jest najszybszą i najwygodniejszą metodą dzielenia plików na pojedyncze faktury. Warto jednak być świadomym ograniczeń tej funkcji. Sprawdzi się ona w wypadku, gdy plik będzie zawierał wyłącznie faktury jednostronicowe. Każda faktura zawierająca więcej niż jedną stronę zostanie „poszatkowana”. O tyle ważne przy wykorzystywaniu tych funkcji jest usuwanie z plików zbiorczych każdej faktury, która zawiera więcej niż 1 stronę. Te należy skanować oddzielnie.

Strona z pełnym poradnikiem : e-Dokumenty - Jak można podzielić pliki na pojedyncze faktury