Taxxo Kurier i dzielenie plików zbiorczych za pomocą kodów kreskowych
Jeżeli faktur wielostronicowych jest parę, samo odłożenie takich faktur i zeskanowanie ich do osobnych plików nie będzie znacząco wydłużało procesu przesyłania skanów do Taxxo. Jeżeli natomiast mamy takich faktur kilkadziesiąt w ciągu miesiąca lub więcej, to skanowanie takich faktur zajmie znacząco więcej czasu.
Można przyspieszyć ten proces wykorzystując specjalne naklejki z kodami kreskowymi, które są rozpoznawalne przez aplikację Taxxo Kurier.
Natomiast zanim skorzystamy z tego mechanizmu należy:
- Zamówić paczkę z kodami, kontaktując się z Operatorem Taxxo (np. mailowo poprzez adres taxxo@taxxo.pl).
- Zainstalować Taxxo Kurier pobierając go z menu Aplikacji.
Po otwarciu Aplikacji instalator Taxxo Kuriera będzie znajdować się u góry listy.
Po instalacji należy skonfigurować program, w szczególności ustawić foldery, z których przesyłane będą skany do Taxxo (więcej szczegółów na temat konfiguracji Taxxo Kuriera w naszej bazie wiedzy https://bazawiedzy.taxxo.pl/article/show/59048-e-dokumenty-jak-zainstalowac-taxxo-kurier-aby-automatycznie-przesylac-skany-z-folderu-komputera)
Taxxo Kurier wykorzystuje dedykowane kody kreskowe (ze względu na kształt, wielkość i zakres numeracji – stąd brak możliwości naklejenia własnych kodów). Po otrzymaniu kodów należy nakleić kod kreskowy na pierwszą stronę każdej zaczynającej się faktury. Tak więc jeżeli przygotowujemy 20-stronicowy plik zawierający przykładowo 2 faktury 4-stronicowe i 2 faktury 6-stronicowe, to naklejamy kody na pierwszej stronie pliku, a następnie szukamy pierwszej strony kolejnej faktury. Podobnie naklejamy kody na pierwszą stronę faktury nr 3 i następnie faktury nr 4. Następnie plik z fakturami wkładamy do skanera, skanujemy go, a sam skan umieszczamy w folderze z fakturami przetwarzanymi przez aplikację Taxxo Kurier.
Taxxo Kurier wyszuka kody kreskowe i dzięki nim podzieli samemu zbiorczy plik na pojedyncze faktury. W ten sposób faktury wielostronicowe zostaną prawidłowo podzielone.
WYKORZYSTANIE FUNKCJI W PRAKTYCE: Dzielenie skanów za pomocą kodów kreskowych zajmuje na pewno więcej czasu, niż w wypadku zastosowania funkcji Podziel. O tyle warto zastanowić się, czy stosowanie kodów kreskowych ma sens, w momencie kiedy w ciągu miesiąca trafiają nam się jedynie pojedyncze faktury wielostronicowe, które w wypadku braku kodów należy zeskanować do osobnych plików. Jednak w wypadku dużej ilości faktur wielostronicowych zastosowanie funkcji pozwoli na oszczędzenie dużej ilości czasu.
- Stosując kody kreskowe warto zwiększyć rozdzielczość skanera powyżej 300 dpi (przy 200 dpi kody zostają rozmazane na kartce – są wtedy często nieczytelne dla aplikacji Taxxo Kurier).
- Warto też starać się przyklejać kody równolegle do krawędzi kartki. Naklejone na skos częściej będą się rozmywać i zniekształcać, przez co będą nieczytelne dla aplikacji (zwłaszcza w niskiej rozdzielczości skanu).
- Naklejając kody warto wreszcie unikać brzegów kartki. Kody ucięte przy brzegu tak samo są nierozpoznawane przez aplikację. Warto w tym wypadku zachować 1-cm margines.
- Na końcu należy przypomnieć, że dzielenie faktur z naklejonymi kodami kreskowymi na pierwszych stronach działać będzie wyłącznie z wykorzystaniem Taxxo Kuriera. O tyle jeżeli dodajemy skany np. drogą mailową, lub przez interfejs Taxxo skany nie zostaną podzielone pomimo zastosowania naklejek z kodami.
Strona z pełnym poradnikiem : e-Dokumenty - Jak można podzielić pliki na pojedyncze faktury