W momencie przekroczenia limitu dokumentów do digitalizacji z pakietu biura, jest możliwa dalsza digitalizacja. W zależności od pakietu biura możliwe są następujące przekroczenia :
ilość dokumentów OCR / ilość dokumentów w Pełna digitalizacja (pakiety na stan z czerwca 2021 , mogą ulec zmianie w przyszłości)
200 OCR/ 60 pełna digitalizacja - możliwe przekroczenie o + 100 OCR/ 30 pełna digitalizacja
550 OCR/ 165 pełna digitalizacja - możliwe przekroczenie o + 275 OCR/ 82 pełna digitalizacja
1000 OCR/ 300 pełna digitalizacja - możliwe przekroczenie o + 500 OCR/ 150 pełna digitalizacja
2000 OCR/ 600 pełna digitalizacja - możliwe przekroczenie o +1000 OCR/ 300 pełna digitalizacja
3000 OCR/ 900 pełna digitalizacja - możliwe przekroczenie o + 1500 OCR/ 450 pełna digitalizacja
5000 OCR/ 1500 pełna digitalizacja - możliwe przekroczenie o + 5000 OCR/ 1500 pełna digitalizacja (czyli dwukrotność pakietu)
10000 OCR/ 3000 pełna digitalizacja - możliwe przekroczenie o + 10000 OCR/ 3000 pełna digitalizacja(czyli dwukrotność pakietu)
Przykład:
Biuro ma wykupiony pakiet 2000OCR/600 pełna digitalizacja. Każdy pakiet domyślnie odnawia się 1 dnia pierwszego miesiąca.
W miesiącu lutym biuro dodało 719 dokumentów w pełnej digitalizacji.
Pytanie 1 : Czy 119 dokumentów ponad pakiet 600 zostanie zdigitalizowanych ?
Odpowiedź : Tak, dokumenty zostaną zdigitalizowane. Przekroczenie ponad limit pakietu na koniec miesiąca zostanie doliczone do faktury na kolejny miesiąc. W tym przypadku naliczona zostanie dopłata za przekroczenie 119 dokumentów.
W miesiącu marcu biuro dodało 1550 dokumentów w pełnej digitalizacji.
Pytanie 2 : Czy 950 dokumentów ponad pakiet 600 zostanie zdigitalizowanych ?
Odpowiedź : z 950 dokumentów ponad pakiet tylko 300 zostanie zdigitalizowanych. W sumie przetworzonych zostanie 900 z 1550 dokumentów - w tym 600 dokumentów z pakietu i 300 jako przekroczenie. 650 dokumentów będzie czekać do momentu odświeżenia się puli pakietu digitalizacji na początku kolejnego miesiąca lub też dokupienia dodatkowego pakietu na digitalizację.
We wskazanej sytuacji będzie naliczona dopłata za przekroczenie pakietu o 300 dokumentów.
Pytanie 3: Co w przypadku kiedy biuro wykorzystało całe możliwe przekroczenie ponad pakiet a ma więcej dokumentów, które oczekują na digitalizację?
W przypadku 650 dokumentów, które już nie mogły zostać zdigitalizowanych i mają status "Oczekuje na digitalizacje" zostaną zdigitalizowane w następnym miesiącu z nowej puli dokumentów.