Pytanie: Jak dodać i spersonalizować nową serię numeracji?
Dzięki temu artykułowi dowiesz się:
- co osiągniesz dzięki dodaniu nowej serii numeracji
- jak aktywować kilka serii numeracji
- jak dodać nową serię numeracji
- jak spersonalizować ustawienia nowej serii numeracji
- jak ograniczyć uprawnienia użytkownikom do wybranej serii numeracji
Zastosowanie odrębnych serii numeracji
Użytkownicy Taxxo często potrzebują zastosować odrębną numerację dla faktur sprzedaży. Często tak się dzieje, jeżeli firmy prowadzą kilka odrębnych linii produktów, lub projektów, ale także jeżeli chcą rozdzielić sprzedaż różnych oddziałów, sklepów czy placówek. Wtedy stworzenie kilku serii numeracji pozwala na zachowanie porządku i łatwiejsze porównanie sprzedaży.
Zastosowanie odrębnych serii numeracji jest tez działaniem które pozwoli na zróżnicowanie wyglądu i domyślnych ustawień różnego typu faktur. Dzięki temu, że można personalizować logo, konto bankowe, czy ustawienia płatności możemy zdefiniować łatwo kilka własnych szablonów faktur, aby nie tracić czasu na zmianę ustawień każdej kolejnej faktury.
Wreszcie zastosowanie różnych serii numeracji pozwala na ograniczenie uprawnień pracownikom, aby mieli dostęp wyłącznie do danych związanych z prowadzonym przez nich projektem, linią produktów, lub do faktur wyłącznie oddziału w którym pracuje sprzedawca.
Aktywacja kilku różnych schematów numeracji
Dostęp do kilku serii numeracji dostępny jest w ramach poziomu Premium. Podstawową możliwością aktywacji dodatkowych serii numeracji jest naciśnięcie Aktywuj konto Premium na poziomie edycji nowej faktury:
Inne ścieżki, jak włączyć ten poziom znajdują się w osobnym artykule, do którego podajemy link:
https://bazawiedzy.taxxo.pl/ar...
Jak dodać nową ścieżkę numeracji
Aby dodać nową, niezależną serię numeracji należy nacisnąć na plus na ekranie edycji nowej faktury (po aktywowaniu poziomu Premium).
Następnie kluczowe jest określenie nazwy, a także kodu serii - który będzie się pojawiał w numeracji!
W tym wypadku kod "Pzn" pojawi się w numerach faktur dla serii "Oddział Poznań" np. FV 0001/10/2021/Pzn. Po wyborze serii i jej kodu zapisz zmiany.
Uwaga! Kod serii jest nieedytowalny, dlatego pamiętaj, że po błędnym uzupełnieniu kodu nie będziesz już w stanie go zmienić dla tworzonej serii numeracji.
Jak wprowadzić indywidualne ustawienia fakturowania dla nowej serii
Aby zindywidualizować ustawienia w nowej serii faktur możesz skorzystać z dwóch ścieżek.
W pierwszej przejdź do edycji nowej faktury, następnie zaznacz wybraną serię i kliknij w Ustaw logo i szablon.
Możesz też przejść do tego menu wchodząc do Ustawień, a następnie rozwijając Ustawienia serii dokumentów i klikając w link do wybranej serii:
Niezależnie od wybranej ścieżki w kolejnym kroku możesz ustawić domyślne dane dla faktur w danej serii. W zakładce Wygląd możesz między innymi ustawić domyślny język, szablon, logo, dodatkowy obrazek, czy stopkę:
W zakładce Dane możesz za to wybrać domyślny typ faktury (np. faktura zaliczkowa, faktura proforma, faktura z odwrotnym obciążeniem), ale także ustawić typ, czy termin płatności, oraz domyślną walutę i konto bankowe.
W ustawieniach serii masz także możliwość wprowadzenia odmiennych ustawień przypomnień o braku płatności dla kontrahentów.
Z poziomu edycji nowej faktury (operacja Ustaw logo i szablon na edycji) możesz też szeroko spersonalizować ustawienia wydruku:
Jak ograniczyć uprawnienia użytkownikom do wybranej serii numeracji
W wypadku firm, w których przynajmniej paru użytkowników ma uprawnienia do fakturowania może pojawić się potrzeba, aby ci pracownicy mieli dostęp wyłącznie do faktur związanych z ich oddziałem, bądź projektem związanym z ich stanowiskiem. Taxxo daje tutaj możliwości zindywidualizowania uprawnień dla pracowników, aby mieli oni dostęp wyłącznie do faktur sprzedażowych wystawionych w ramach danej serii numeracji.
Aby w ten sposób nadać pracownikom uprawnienia należy przejść do listy pracowników:
Następnie wybieramy z menu akcji dla wybranego pracownika i wybieramy z niego opcję: Edytuj uprawnienia:
W kolejnym kroku rozwijamy uprawnienia do e-Faktury. Ustawiamy, że użytkownik ma mieć brak dostępu do wszystkich dokumentów, za to ma mieć np. pełen dostęp do faktur w wybranej serii - np. Oddział Poznań na screenie poniżej:
Oczywiście możemy też wskazać, że pracownik będzie mógł tylko wystawiać faktury w danej serii bez możliwości ich edycji, czy usuwania.
Po wybraniu odpowiednich uprawnień zapisujemy zmiany.